Sử dụng Gmail làm mail-client để quản lý nhiều tài khoản email khác nhau


1.Chức năng Import

a. Import mail – Dùng đưa vào các địa chỉ mail khác để Gmail quản lý

Chúng ta có nhiều địa chỉ email của các nhà cung cấp khác nhau, cái thì miễn phí như Gmail, Yahoo Mail, Hotmail, AOL, cái thì dùng tên miền riêng như abc.com. Để check hết các email này hàng ngày chúng ta phải vào nhiều trang khá mất thời gian và rời rạc khó quản lý. Để giải quyết vấn đề này Gmail có một tiện ích tuyệt vời đó là “Accounts and Import”. Nó cho phép chúng ta chuyển về Gmail các thư đến của các email như Yahoo, Hotmail, ALO mà ta chỉ định cho Import vào. Chúng ta chỉ cần nhập địa chỉ email và password một lần lúc cài đặt, Gmail sẽ tự đồng bộ và tải về các thư đến của các email đã Import. Như vậy là chỉ cần mở một tài khoản Gmail ra là chúng ta có thể check được tất cả các email mà mình cần.

Đầu tiên, đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và nhấn vào mục <Settings> ở phía góc bên phải của cửa sổ hộp thư. Tiếp tục nhấn vào mục <Accounts and Import> và nhấn nút <Import mail and contacts> như hình dưới đây.



Một cửa sổ mới hiện ra, bạn nhập địa chỉ mail muốn import vào khung dưới dòng “What account do you want to import from?” Xong nhấn nút <Continue>. Tiếp theo bạn nhập password của account đó vào khung dưới dòng “Enter the password for… “, nhấn nút <Continue>. Qua màn hình tiếp theo bạn nhấn nút <Start import>, Gmail sẽ thực hiện import và màn hình kế tiếp bạn nhấn <OK> để hoàn tất.

Gmail tự động thử để xác định server và các thông số cần thiết cho bạn dựa trên địa chỉ email nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều với những ai không thực sự thông thạo về máy tính. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập password của địa chỉ email để xác định rằng đây là email của bạn chứ không phải của người khác.

Thời gian để gmail import thường mất vài giờ, có khi mất tới vài ngày. Nó sẽ tự động làm, bạn có thể thoát ra khỏi tài khoản email mà không ảnh hưởng. Sau khi refresh trở lại bạn sẽ thấy xuất hiện dòng Email mà bạn đã import ở khung bên trái, bạn dùng nó như một folfer Inbox trong hộp thư Gmail của mình.

b. Send mail as - Chọn địa chỉ mail cần dùng để gởi đi

Gmail cho phép từ một hộp thư của Gmail mà chúng ta đang sử dụng để quản lý các địa chỉ mail khác gởi thư đi mà người nhận vẫn thấy thư đến từ địa chỉ các thư khác được ta chọn.

Nếu địa chỉ mail đã Import thì nó tự thêm vào khung Send as mail để sẳn sàng sử dụng. Muốn dùng thêm các địa chỉ khác thì cấu hình như sau:

Các bước cấu hình

- Tại khung Send as mail nhấn nút Send mail from another address
- Trong hộp thoại Add another email address you own xuất hiện ta nhập tên và địa chỉ mail cần dùng để gởi đi vào, xong nhấn nút Next Step >>
- Tại hộp thoại tiếp theo chung ta để mặc định Send through Gmail (easier to set up) và nhấn tiếp nút Next Step >>.
- Hộp thoại <Verify your email address> hiện ra, nhấn nút <Send Verificotion>.
- Hộp thoại < Confirm verification and add your email address> hiện ra. Chương trình sẽ gởi một thư đến địa chỉ mail đang chọn. nếu chưa nhận được thì nhấn nút <Resend>. Trong thư đó có mật mã, dùng mật mã này nhập vào ô Verify và nhấn nút để hoàn tất. Địa chỉ mail cần xuất hiện trong khung Send mail as để sẳn sàng sử dụng.
Lặp lại như vậy cho một email khác.

Cách sử dụng

Sau khi cấu hình xong, khi gởi thư trong màn hình Compose Mail, ta nhấn vào nút hình tam giác cuối dòng From để chọn địa chỉ mail dùng để gởi. Đia chỉ đó sẽ xuất hiện trong thư đến của người nhận.

Bằng cách này, bạn có thể trực tiếp check tất cả các email từ các địa chỉ email có tên miền khác với gmail như yahoo, hotmail, AOL, các tên miền riêng…,các email cùng gmail với nhau không import được. Chúng ta dùng chức năng Forward.


2. Chức năng Forward

Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và nhấn vào mục <Settings> ở phía góc bên phải của cửa sổ hộp thư. Tiếp tục nhấn vào mục <Forwarding and POP/IMAP>. Tại mục Forwarding đánh dấu chọn trước dòng Forward a copy of incoming mail to…(điền vào đây địa chỉ mail cần chuyển thư đến). Nhấn nút <Save Changes> ở phía dưới để hoàn tất.

Từ đây các email gởi vào tài khoản này sẽ được chuyển đến hộp thư mà mình chỉ định.

Đọc topic này xong, Kayly mạng phép hỏi vài điều như sau:

K dùng Gmail và hotmail là 2 hộp thư chính. Sau khi cài đặt và import hotmail vào Gmail. Mỗi lần check thư thì toàn bộ thư mới bên hotmail cũng có trong inbox của Gmail.

Nhưng ví dụ như K muốn gởi thư reply cho ai đó bằng địa chỉ hotmail của K thì phải làm sao? Hay phải đăng nhập bình thường vào hotmail mới reply được?

Như vậy việc import chỉ để đọc 1 lần toàn bộ các email khác trong cùng Gmail hay còn chức năng nào khác nữa không?

Thanks anh quoctn

Hi Kayly
Muốn gởi thư trong hộp thư Gmail mà dùng địa chỉ mail khác là được. Trong cửa sổ Compose Mail, dòng From nhấn vào cái hình tam giác cuối dòng rồi chọn địa chỉ nào mà mình muốn dùng gởi mail đi. Người nhận sẽ thấy mail được gởi bởi địa chỉ đó chứ không phải là Gmail đang gởi.
Nhờ Kayly nhắc chứ quoctn không để ý, quoctn sẽ thêm tính năng này vào bài viết sau. Thân

Quản lý Gmail bằng thư mục


Gmail không cho phép người dùng tạo ra các “thư mục” (folder) để quản lý và phân loại email theo các tiêu chí khác nhau như Yahoo Mail, Windows Live Mail hay một số dịch vụ thư điện tử miễn phí trên web khác.

Thay vào đó Gmail giới thiệu đến người dùng tính năng “dán nhãn email” (label) để phân biệt các thông điệp được gửi đến Inbox. Song áp dụng phương pháp dưới đây người dùng vẫn có thể thoải mái tạo ra được các thư mục để quản lý email tương tự như các dịch vụ khác.

Bước 1: Khởi tạo "nhãn"

Truy cập vào Inbox tài khoản Gmail, bạn sẽ thấy mục “Label” nằm ngay trên danh sách các email và ngang hàng với các mục khác như “Delete, Archive, Report as Spam...”. Hãy nhắp chuột vào mũi tên trỏ xuống, bạn sẽ thấy mục “Manage labels”. Trong trang web “Manage labels” hiển thị kế tiếp bạn chỉ cần nhập “nhãn” muốn tạo vào mục “Create a new label” và nhắp chuột vào phím “Create” là xong.

Bước 2: Áp dụng “nhãn”

Trong Inbox bạn hãy chọn những email thích hợp - đơn giản là đánh dấu vào ô trống ngay bên cạnh tựa đề email - sau đó nhắp chuột vào mục “Label” và chọn “nhãn” thích hợp là xong.

Bước 3: “Lưu kho” email

“Lưu kho” ở đây chính là tính năng “Archive” nằm ngang hàng với mục “Label” như đã trình bày ở trên. Sau khi “dán nhãn” email xong bạn chỉ cần chọn lại những email này và nhắp chuột vào mục “Archive”. Lúc này các email sẽ không còn tồn tại ở trong Inbox nữa mà đã được chuyển về mục “All mail”.

Để truy cập đến những email này, bạn hãy nhắp chuột vào các “nhãn” được bố trí ở ngay bên dưới menu điều khiển ở bên tay trái. Bạn sẽ thấy mỗi nhãn sẽ chứa đầy đủ các email được phân loại riêng biệt. Các nhãn ở đây đóng vai trò không khác gì một thư mục như trong Yahoo Mail hay Windows Live Mail.

Chú ý: bạn có thể gán cho mỗi “nhãn” một màu sắc khác nhau để dễ phân biệt bằng cách nhắp vào biểu tượng màu bên cạnh tên các nhãn ở danh sách nhãn bố trí ngay bên dưới Menu điều khiển ở bên tay trái.

Một cú nhắp chuột duy nhất

Để đơn giản hóa toàn bộ quy trình nói trên, ngày 4-2 Gmail chính thức có thêm một tính năng mới là “Move to” tương tự như Yahoo Mail và Windows Live Mail. Mục này nằm ngay cạnh mục “Label”.

Những tính năng hiển thị trong mục này giống hệt mục Label nhưng chức năng lại hoàn toàn khác biệt. Cụ thể, khi bạn chọn các email khác nhau và nhắp chuột vào “Move to” và chọn một “nhãn” thích hợp thì đồng nghĩa với việc bạn sẽ thực hiện cùng một lúc cả 3 bước nói trên - dán nhãn email, áp dụng nhãn và lưu kho.

Theo Tuổi Trẻ Online