Giấy Khai sinh, giấy Hôn thú: trích lục hoặc bản sao. Sự khác biệt giữa bản trích lục và bản sao. Bản sao này là gì? Có khác với bản photocopy rồi công chứng "Sao y bản chánh" không? Trong hồ sơ di trú, nên dùng loại nào?
Đối với các giấy tờ tư pháp nói chung và Khai sinh nói riêng, NVC không chấp nhận bản photocopy dù có được đem công chứng “sao y bản chánh” mà yêu cầu phải là bản chính, bản trích lục hoặc bản sao.
Phân biệt giữa các thuật ngữ:
- Bản trích lục khai sinh: Là văn bản trích xuất một số thông tin về ngày sinh của một người có trong sổ bộ hộ tịch hoặc bản án được lưu giữ tại cơ quan tư pháp,thường là cấp Tỉnh, theo mẫu thống nhất. Thường áp dụng trong chế độ cũ trước đây. Có các hình thức tương đương như Bản án thế vì khai sinh thường áp dụng cho các gia đình di cư năm 1954, không có hồ sơ sinh gốc, và để làm giấy khai sinh cho con họ phải đệ đơn lên Tòa án, cùng với một số người làm chứng, ký tên trước Tòa xác nhận và Tòa cấp cho Bản án thế vì khai sinh thay cho Giấy khai sinh.
- Bản sao khai sinh, chứng nhận kết hôn: Bản sao lại thông tin có trong sổ bộ hộ tịch lưu trữ theo mẫu Giấy khai sinh, Chứng nhận kết hôn như thời gian trước đây hoặc theo mẫu quy định như hiện nay đang áp dụng. Có thể, một cách nào đó xem như là một “phó bản” của giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn.
Hai lọai giấy tờ trên có đặc điểm là: Do cơ quan tư pháp cấp, có mẫu thống nhất theo quy định pháp luật, có giá trị pháp lý, được xem tương đương bản chính.
Trong hồ sơ di trú bắt buộc sử dụng một trong hai lọai giấy tờ này. Khác nhau: hình thức trích lục được áp dụng trước đây; hình thức bản sao áp dụng hiện hành.
Riêng với thuật ngữ Bản sao thường bị lầm lẫn với bản Photocopy, là sao chép bản chính bằng máy photocopy rồi đưa ra công chứng chứng thực sao y bản chánh. Với bản sao photocopy này không do cơ quan tư pháp ký nên không có giá trị pháp lý, ngay cả đối với quy định pháp luật hiện nay ở VN, không riêng gì Hoa Kỳ.