. Hồ sơ bảo lãnh sau khi được USCIS chấp thuận sẽ chuyển qua NVC. Tại đây, hồ sơ bảo lãnh sẽ được NVC đưa vào hệ thống máy tính của họ và mã hoá bằng một số hồ sơ được gọi là casenumber để tiện việc quản lý theo dõi. Các hồ sơ bảo lãnh cho thân nhân ở Việt Nam sẽ bắt đầu bằng ba ký tự HCM và đi theo là mười chữ số
. Dựa vào casenumber chúng ta chỉ có thể phỏng đoán gần đúng chứ không thể có chính xác ngày chấp thuận được. Ngày chấp thuận thường sớm hơn ngày NVC nhập hồ sơ bảo lãnh vào máy tính của họ khoảng một tháng.
. Khi hồ sơ được mở, các giấy tờ khi gửi cho NVC nên ghi casenumber ở góc trên bên phải nhằm tránh bị thất lạc.

Để nhận biết NVC đã nhận được hồ sơ gửi đi chưa, đương đơn có thể làm như sau:

. Gọi điện thoại vào tổng đài tự động hoặc điện thoại viên của NVC để hỏi về tình trạng hồ sơ.
. Gửi email cho NVC để hỏi về tình trạng hồ sơ.

Cả hai cách trên, nếu NVC đã nhận được hồ sơ đương đơn và đã xem xét thì NVC sẽ thông báo kết quả luôn.

Ngoài ra khi đương đơn khi gửi hồ sơ từ Việt Nam, nếu sử dụng dịch vụ phát chuyển nhanh của các công ty UPs hoặc FEDEX thì yêu cầu họ cung cấp tracking number trên invoice. Sau vài ngày, đương đơn có thể gọi lại văn phòng các công ty dịch vu phát chuyển nhanh này và cung cầp cho họ số tracking number để biết NVC đã nhận được hồ sơ chưa.

. Một hồ sơ sau khi đã nộp civil document cũng như bộ bảo trợ tài chính cùng các giấy tờ khác theo yêu cầu của NVC, sẽ được duyệt xét. Nếu hồ sơ làm đúng theo yêu cầu của NVC sẽ được xem là Documentarily Qualified Applicant tức là hồ sơ đã hoàn tất.
. Khi hồ sơ hoàn tất, NVC sẽ không tự động gửi thư hay email báo cho đương đơn biết. Để biết tình trạng hồ sơ sau khi nộp cho NVC, đương đơn có thể gọi điện thoại hoặc gửi email để hỏi về tình trạng hồ sơ.